無料ソフトなら導入費もゼロ？3年間の費用を初期・運用・終了に分ける

料金表のゼロから、総額のゼロへ飛ばない

無料で入手できるソフトウェアでも、使える状態にする作業は残ります。IPAはOSSの活用について、ライセンス料金とは別に、検証、導入、設定、セキュリティ対策などの費用を見る必要を説明しています。ここで使うTCOという言葉は、導入後も含めた総所有コストのことです。

無料か有料かだけで優劣を決めるのではなく、同じ仕事を同じ期間続ける条件で比較します。以下は特定製品の相場や推奨ではなく、見積もりの欠落を見つけるための架空例です。人件費を会計上必ず資産に計上できるという意味でもありません。

3年間で同じ機能を使うと仮定する

利用者数と必要機能を同じにし、料金変動、税金、金利はこの練習では省きます。A案はライセンス料金がゼロ、B案は年額料金がある設定です。作業時間は1時間3,000円で換算し、担当者の時間にも費用があるものとして比較します。

この数字ではB案が1.8万円小さくなります。ただし、A案の設定時間を30時間に減らせるならA案の総額は30万円となり、比較結果は逆転します。「無料は結局高い」と証明した表ではありません。結論がどの仮定に左右されるかを確かめる表です。

担当者の空き時間を無償扱いしない

社内で対応できる作業でも、その時間にできなくなる仕事があります。給与が追加で発生しないという理由でゼロ円にする場合は、現金の追加支出だけを比べた表であると明記します。外注費の表と、社内工数を含む表を混ぜると比較が崩れます。

一方、社内工数をすべて外注単価で評価することが必ず正しいわけでもありません。誰が、どの作業を、何時間担当するかを先に書き、その後で換算単価を決めます。担当者が不在になる場合の引き継ぎや、更新作業を誰が判断するかも費用の前提になります。

終了するときの費用を空欄にしない

導入時に確認しやすいのは月額料金ですが、別製品へ移る時にはデータを取り出し、移し替え、正しく読めるかを確かめる作業があります。この例でA案とB案の移行工数を違わせたのは、その見落としを表に出すためです。実際の製品で同じ差があるとは限りません。

見積もりの精度を上げるなら、まず少量のテストデータで取り出しと再取込みを試し、工数の根拠を作ります。「エクスポート可能」という説明だけで、必要な履歴や添付ファイルまで移るとは決めないようにします。

費用表の各数字に「料金表」「試行で測定」「未確認の仮定」の札を付ければ、次に何を調べるべきかも分かります。未来の技術を評価するときにも、無料という入口の魅力と、続けて使う条件の両方を見られます。